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Vue d’ensemble : à quoi servent les contacts ?
Le module Contacts de Tourbiz est un annuaire professionnel rattaché à votre espace de travail. Il permet de référencer les personnes physiques (collaborateurs, interlocuteurs prestataires, commerciaux…) que vous souhaitez impliquer dans le fonctionnement de votre activité.
Les contacts ont deux usages principaux :
1. Être rattachés à des prestataires — pour que les personnes concernées reçoivent les réservations, puissent les valider, accèdent à leurs statistiques et à leurs commandes dans le back-office (si vous leur ouvrez un accès utilisateur).
2. Recevoir des confirmations de réservation par e-mail — en étant ajoutés comme contact de notification sur un produit spécifique, dans l’onglet Paramètres Avancés du produit.
💡 Cas d’usage le plus courant : vous souhaitez être alerté par e-mail à chaque nouvelle réservation sur certains de vos produits. Il vous suffit de créer votre propre fiche contact, puis de vous ajouter à la liste de contacts de ces produits. Tourbiz vous enverra automatiquement un e-mail de confirmation à chaque réservation.
La liste des contacts
Menu → Activités → Contacts
La page s’ouvre sur trois onglets :
Onglet — Contacts
La liste principale de tous vos contacts. Elle affiche le Nom et le Prénom de chaque contact.
Filtres disponibles :
- Nom — recherche par nom de contact
- Prestataire — filtre par prestataire associé
Cliquez sur un nom pour modifier la fiche. Utilisez le bouton + Ajouter (en haut à droite) pour créer un nouveau contact.
Onglet — Fonction (Poste)
Liste des intitulés de poste disponibles dans votre espace. Ces valeurs sont utilisées pour qualifier chaque contact lors de sa création.
Des fonctions sont pré-configurées dans Tourbiz : Directeur Général, Administrateur, Comptable, Commercial, Responsable des ventes, Agent de voyage, Responsable du marketing, Directeur Commercial, Responsable Événements, etc.
💡 Vous pouvez créer vos propres fonctions si aucune de celles proposées ne correspond à votre organisation. Cliquez sur une fonction existante pour la modifier, ou créez-en une nouvelle depuis cet onglet.
Onglet — Département
Liste des départements ou services disponibles dans votre espace, pour organiser vos contacts par pôle fonctionnel.
Des départements sont pré-configurés : Administration des Ventes, Comptabilité, Direction, Marketing, Service Clientèle, Service Commercial, Service Facturation, Service Réservation, Vente, etc.
💡 Comme pour les fonctions, vous pouvez créer vos propres départements en fonction de votre structure interne.
Créer un contact
Cliquez sur + Ajouter depuis la liste des contacts. Le formulaire de création s’affiche avec les champs suivants :
Civilité
Sélectionnez parmi : M. / Mme / Mlle / Dr / Pr / Mgr
Nom (obligatoire)
Nom de famille du contact. Seul champ requis pour créer une fiche.
Prénom
Prénom du contact.
Téléphone
Saisissez le numéro de téléphone et sélectionnez le type dans la liste déroulante (Fixe Professionnel, Mobile, etc.). Vous pouvez ajouter plusieurs numéros via le lien + Ajouter Téléphone.
Adresse e-mail du contact — c’est cette adresse qui recevra les e-mails de confirmation de réservation. Sélectionnez le type (Professionnel, Personnel…). Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail via + Ajouter E-mail.
⚠️ L’e-mail est indispensable si vous souhaitez que le contact reçoive des notifications de réservation.
Département
Service ou pôle auquel appartient ce contact (ex. : Service Commercial, Comptabilité, Direction…). Sélectionnez dans la liste pré-configurée ou dans vos propres départements.
Fonction (Poste)
Intitulé du poste occupé par ce contact (ex. : Commercial, Responsable des ventes, Directeur Général…). Sélectionnez dans la liste disponible.
Utilisateur backoffice associé
Si ce contact possède un compte utilisateur Tourbiz (accès au back-office), vous pouvez ici lier sa fiche contact à son compte utilisateur. Cela permet notamment de lui donner accès à ses commandes et statistiques dans l’interface d’administration.
💡 Cette liaison est particulièrement utile pour les prestataires externes auxquels vous ouvrez un accès back-office limité à leurs propres produits.
Langue(s) parlée(s)
Sélectionnez une ou plusieurs langues maîtrisées par ce contact. Utile pour orienter les demandes clients multilingues vers le bon interlocuteur et surtout pour leur envoyer des emails dans leur langue !
Langues disponibles : Allemand, Anglais, Espagnol, Français, Italien, Portugais (et potentiellement d’autres selon votre configuration).
Utiliser les contacts sur un produit
Une fois vos contacts créés, vous pouvez les associer à des produits pour déclencher des e-mails de confirmation automatiques à chaque réservation.
Où configurer cela ?
Dans la fiche d’un produit : Activités → Produits → [votre produit] → onglet Paramètres Avancés
Activer l’envoi de confirmation au prestataire
Dans l’onglet Paramètres Avancés, repérez la case à cocher :
☑ Envoyer une confirmation au prestataire par e-mail
Cochez cette case pour activer les e-mails de confirmation sur ce produit.
⚠️ Par défaut, cette case est décochée. Les confirmations ne sont donc pas envoyées automatiquement pour tous les produits — voir l’explication ci-dessous.
Ajouter un contact à notifier
Une fois la case cochée, le champ Contact apparaît avec le lien “Modifier la liste de contact”.
Cliquez sur ce lien : une fenêtre s’ouvre avec un sélecteur “Ajouter un contact” qui liste tous vos contacts existants. Sélectionnez le contact souhaité dans la liste déroulante, puis cliquez Valider.
Depuis cette même fenêtre, vous pouvez également créer un nouveau contact directement via le lien “créer un nouveau contact”, sans quitter la configuration du produit.
Vous pouvez ajouter autant de contacts que nécessaire sur un même produit — chacun recevra l’e-mail de confirmation à chaque réservation.
Pourquoi les confirmations ne sont-elles pas activées par défaut ?
C’est un choix délibéré de Tourbiz, pensé pour s’adapter à toutes les configurations d’entreprise.
Pour les petites structures : vous voudrez peut-être recevoir un e-mail pour chaque réservation sur chaque produit — il suffit de cocher la case et d’ajouter votre contact sur chacun.
Pour les structures plus importantes : certains produits sont gérés par un commercial, d’autres par un autre. Activer les confirmations globalement enverrait les mêmes e-mails à tout le monde, créant de la confusion et du bruit. La configuration produit par produit permet un routage précis : tel produit notifie untel, tel autre notifie quelqu’un d’autre.
Pour les réservations back-office : une réservation saisie manuellement par un opérateur en back-office n’a pas forcément vocation à déclencher un e-mail de confirmation — l’opérateur sait déjà ce qu’il vient de faire. Laisser la case décochée par défaut évite ces notifications redondantes.
Cas d’usage pratique — Recevoir les confirmations pour vos propres produits
Voici le workflow complet pour être notifié à chaque réservation sur vos produits :
Étape 1 — Créer votre fiche contact
Activités → Contacts → + Ajouter
Renseignez votre nom, prénom, e-mail professionnel, département et fonction. Enregistrez.
Étape 2 — Identifier votre prestataire
Chaque produit Tourbiz est rattaché à un prestataire. Votre prestataire “maison” a été créé automatiquement lors de la création de votre espace de travail. Vous pouvez le retrouver dans Activités → Prestataires.
Étape 3 — Associer votre contact à votre prestataire (optionnel mais recommandé)
Dans la fiche de votre prestataire, ajoutez votre contact dans la liste des contacts associés.
Étape 4 — Configurer les notifications sur chaque produit
Pour chaque produit sur lequel vous souhaitez être notifié :
- Allez dans Activités → Produits → [le produit] → onglet Paramètres Avancés
- Cochez “Envoyer une confirmation au prestataire par e-mail”
- Cliquez sur “Modifier la liste de contact”
- Sélectionnez votre contact dans la liste → Valider
- Cliquez sur Enregistrer
Vous recevrez désormais un e-mail de confirmation à chaque réservation sur ce produit.
Récapitulatif
| Action | Où ? |
|---|---|
| Créer / modifier un contact | Activités → Contacts → + Ajouter |
| Créer une fonction (poste) | Activités → Contacts → onglet Fonction (Poste) |
| Créer un département | Activités → Contacts → onglet Département |
| Associer un contact à un produit | Produit → onglet Paramètres Avancés → Contact |
| Activer les e-mails de confirmation | Produit → Paramètres Avancés → ☑ Envoyer une confirmation |
