Qu’est-ce qu’un logiciel de planning en ligne ?
Un planning en ligne est un outil numérique qui permet de centraliser, visualiser et modifier en temps réel les réservations, activités ou missions d’une équipe. Pour une agence réceptive, un guide, ou un hébergeur, c’est la clé d’une organisation fluide.
Contrairement aux fichiers Excel ou aux tableaux papier, il s’adapte instantanément aux changements de dernière minute. Fini les erreurs de saisie et les appels croisés pour vérifier une disponibilité : tout est synchronisé entre les membres de l’équipe.
Les plannings papier ou Excel montrent vite leurs limites :
- Manque de mise à jour en temps réel
- Risque élevé d’erreurs ou de double réservations
- Difficulté à collaborer entre plusieurs personnes
Un planning en ligne, lui, apporte plusieurs bénéfices concrets :
- Gain de temps sur la planification et la mise à jour
- Visibilité complète sur les disponibilités et les activités
- Coordination fluide des équipes, même à distance
Pour aller plus loin sur la prévention des réservations multiples, découvrez notre article sur le double-booking.
Quels sont les critères à considérer avant de choisir un outil de gestion de planning en ligne ?
Le bon outil dépendra de vos besoins, mais certains critères sont essentiels pour tous les professionnels du tourisme.
1. Simplicité d’utilisation et accessibilité
Un bon outil doit être intuitif. L’objectif : que l’équipe puisse adopter la solution sans formation complexe. Interface claire, navigation rapide, accès sur tous les appareils… ce sont des points clés.
2. Fonctionnalités indispensables
Un outil de planification efficace offre au minimum :
- Synchronisation en temps réel entre les membres de l’équipe
- Notifications automatiques sur les changements ou annulations
- Partage instantané des plannings avec partenaires et prestataires
3. Compatibilité mobile et intégrations tierces
Les professionnels du tourisme travaillent souvent sur le terrain. Une application mobile fluide et des intégrations avec les principaux canaux de vente (GetYourGuide, Viator, etc.) sont donc essentielles. Pour comprendre comment ces outils se connectent aux plateformes de distribution, consultez notre guide sur les channel manager.
4. Sécurité et stockage des données
Enfin, ne négligez pas la sécurité. Assurez-vous que votre solution propose un hébergement fiable, une sauvegarde automatique et une gestion conforme aux normes RGPD pour protéger vos données et celles de vos clients.
Quels outils gratuits permettent de gérer efficacement ses plannings en ligne ?
Bonne nouvelle : il existe aujourd’hui plusieurs solutions gratuites ou freemium capables de couvrir les besoins essentiels d’un professionnel du tourisme. L’important, c’est de choisir un outil adapté à la taille de votre équipe et à votre modèle d’activité.
Comparatif des meilleurs outils gratuits
- Tourbiz : grâce à notre plan freemium, vous pouvez créer vos activités qui seront automatiquement relié à votre planning, dans Tourbiz. Vous pouvez ensuite assigner des ressources à votre planning. Tout est gratuit ! Vous ne commencez à payer à la commission que lorsque vous recevez des commandes.
- Google Calendar : idéal pour les petites structures. Facile à partager et à synchroniser, il est accessible sur tous les appareils. Ses limites : pas de vue planning spécifique à une équipe et peu de fonctions avancées.
- Trello : parfait pour visualiser des tâches et des missions sous forme de tableaux. Moins utile pour les réservations en volume.
- Asana ou Notion : des alternatives flexibles pour organiser des plannings complexes ou collaboratifs, mais qui demandent un minimum de configuration initiale.
Avantages et inconvénients selon vos besoins
- Pour les agences de voyage : recherchez la synchronisation entre l’équipe commerciale et les prestataires externes.
- Pour les guides indépendants : privilégiez la simplicité et la rapidité d’accès sur mobile.
- Pour les hébergeurs : misez sur la compatibilité avec vos canaux de distribution et votre calendrier de réservations.
Cas d’usages dans le tourisme
Un guide qui travaille avec des plateformes comme Viator ou GetYourGuide peut par exemple relier ses réservations via un calendrier centralisé pour éviter les chevauchements d’activités. Une agence réceptive peut affecter chaque guide à un groupe ou à un circuit en un clic depuis un tableau partagé.
Pour approfondir la gestion des plannings par métiers, consultez notre article dédié à la gestion des planning pour les guides touristiques.
Comment mettre en place une organisation fluide avec un planning en ligne ?
Disposer d’un outil, c’est bien. L’utiliser de façon optimale, c’est encore mieux. Une bonne organisation repose sur trois leviers : la méthode, la cohérence, et l’implication de vos équipes.
Les étapes pratiques pour digitaliser ses plannings
- Audit : identifiez les tâches récurrentes et les points de friction dans votre gestion actuelle.
- Choix de l’outil : sélectionnez une solution qui s’intègre à vos systèmes existants (réservations, CRM, distribution).
- Mise en place : définissez les droits d’accès, créez vos premières fiches d’activités, importez les plannings actuels.
Bonnes pratiques pour éviter doublons et erreurs
- Adoptez une seule plateforme commune, pour limiter les fichiers parallèles.
- Activez les alertes automatiques en cas de modification ou d’annulation.
- Synchronisez systématiquement votre planning avec vos outils de vente.
Les outils de réservation en ligne comme gestion de vos reservations de tourisme vous aideront à centraliser et automatiser ces flux, tout en réduisant le risque d’erreur humaine.
Impliquer vos équipes et partenaires
Enfin, impliquez vos collaborateurs dès le déploiement. Expliquez les bénéfices concrets (gain de temps, visibilité, réactivité) et prévoyez un court accompagnement pour faciliter la prise en main. Les partenaires externes apprécieront, eux aussi, une visibilité claire sur les disponibilités et les plannings à jour.
En résumé, la fluidité ne dépend pas seulement de la technologie choisie, mais surtout de la cohérence d’usage au quotidien.
Comment gérer et synchroniser ses plannings via Tourbiz ?
Avec Tourbiz, la gestion des plannings devient non seulement simple mais aussi totalement connectée à votre écosystème professionnel. Que vous soyez une petite agence locale, un guide indépendant ou un tour-opérateur présent sur plusieurs plateformes, Tourbiz centralise toutes vos activités dans un seul tableau de bord.
Présentation des fonctionnalités planning de Tourbiz
Le module planning de Tourbiz a été pensé pour répondre aux besoins concrets des acteurs du tourisme. Il permet de :
- Visualiser en temps réel toutes vos réservations, activités et ressources (guides, véhicules, hébergements).
- Éviter les doublons grâce à la synchronisation automatique avec vos différents canaux de distribution.
- Gérer vos équipes en assignant des missions et créneaux selon les disponibilités.
- Moduler votre planning par jour, semaine ou mois, selon votre rythme de travail.
L’objectif : un pilotage fluide, sans tableurs ni multiples outils éparpillés.
Intégration avec les plateformes comme GetYourGuide
L’un des atouts majeurs de Tourbiz est sa compatibilité native avec les principales OTAs du marché, notamment GetYourGuide, Viator ou Google Things to Do. Cette intégration permet :
- Une mise à jour automatique des disponibilités sur toutes vos plateformes.
- Une centralisation des réservations clients dans un seul calendrier.
- Une réduction drastique des erreurs de saisie ou des activités en doublon.
Pour mieux comprendre comment tirer parti de cette interconnexion, consultez notre guide complet sur sur la connexion à getyourguide.
Tutoriel rapide pour connecter vos outils à Tourbiz
Voici comment synchroniser vos plannings en quelques minutes :
- 1. Connectez vos comptes vendeurs (GetYourGuide, Viator, votre site web, etc.) depuis le tableau de bord Tourbiz.
- 2. Importez vos activités et disponibilités existantes. Tourbiz détecte automatiquement les correspondances.
- 3. Activez la synchronisation bidirectionnelle pour que toute réservation ou annulation soit immédiatement mise à jour.
- 4. Personnalisez votre vue planning : par activité, guide, lieu ou canal de vente.
Une fois la configuration terminée, Tourbiz devient votre centre de commande : chaque modification faite depuis votre compte ou une plateforme externe est instantanément visible sur tous vos canaux.
